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网络办公自动化在法院工作中应用问题的调研
——以海西两级法院为例
作者:海西中院 樊旭华  发布时间:2017-03-14 11:26:28 打印 字号: | |

随着人民法院全面深化改革前行步伐的加快,网络办公自动化应用在法院工作中已成为提高审判质效的又一“利器”,然而仅从目前发展来看,法院仍需全面提升应用软件在审判实务工作中的应用,向简单、便捷、实用、智能存储、数据文字间相互转换逐步转变,以改变办公自动化牵制审判业务工作现状,开发出真正对法院整体工作有全面助推作用的办公自动化软件。网络办公自动化虽已广泛应用于社会各领域,网络规模的扩大,办公自动化应用水平的提高,数据共享程度越来越高,若要使网络办公自动化在法院工作中充分发挥作用,还需各级法院相互借鉴共同开发适宜审判工作的管理系统。本调研旨在通过海西两级法院目前网络办公自动化发展情况及具体应用现状、存在的问题,解析部分法院规避目前网络办公应用中的问题和不足,为有效提升海西法院系统网络办公自动化提出解决策略。

一、网络办公自动化的发展

自互联网技术在法院工作中的迅速发展和普及,引出了一系列数字化审判业务办公新概念,面对这些新概念,让一些法官感到迷惑和压力,譬如:审判案件信息录入系统、司法统计信息系统、执行案件管理信息系统、OA办公系统、审判案件管理信息系统等。这些在法院信息化发展中诞生的“新生儿”,把法官们从繁琐的工作中解脱出来,也同时带来了新的问题,法院办公自动化系统不同于一般单位对系统的安全性及保密性要求应更为严苛,这就需要我们通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,优化法院现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高审判质效的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最终实现提高决策效能的目的。

(一)发展历程。办公自动化的灵魂是软件,硬件只是实现办公自动化的环境保障。自2002年以来,海西两级法院伴随青海省法院系统计算机、网络、通信应用技术和现代自动化设备的引入,极大地促进了网络办公自动化的发展。2002年至2012年,10年间在法院办公过程中开始使用电脑,传真机, 打印机,复印机等现代办公设备, 苦于无配套整体软件,则以单机为主实现个体工作自动化,但内部协作工作处理能力和信息集成能力相对较差,法院内部信息数据共享桥梁仍未搭建成功。2012年至201511月,审判业务流程管理信息化以个人计算机内部网络架构和互联网技术的成熟为依托,法院建立了内部网络,以内网cocall,文档数据库管理,信息录入软件服务,群组协同工作等技术作支撑,让群体协同工作成为可能, “办公自动化”已见雏形,海西两级法院近40%审判业务都在网络环境下实现运作。目前尚处于初级使用磨合期,还难以实现异地远程办公和多功能移动办公,无法进一步实现审判网络资源的延展和最大程度利用。时至今日,海西法院网络办公自动化进程放缓,仅信息储备库和智能化办公业务的建立等一系列技术开发需要很长一段历程,这就需要我们这一代法官共同开发完成。

(二)理解误区。从目前海西两级法院网络办公自动化实际效果来看,很多法院只是在网上存放一些静态信息,实质性的工作却非常少。并且,在很多情况下,多数法官将办公自动化和法院“三大公开平台”上网混为一谈。这种现象导致很多法院重上网工程轻办公自动化工程。甚至把上网工程误认为是办公自动化工程。实际上,从网络划分的角度,“三大公开平台”上网工程是外网建设,办公自动化工程是内网建设,办公自动化工程是法院信息化建设的基础,“三大公开平台”工程是法院外树形象、接受社会各界监督工程,办公自动化工程在信息化建设中所占的比重应远高于“三大公开平台”工程。只有办公自动化工程上下联通并实现审判业务无缝运转,法院信息化工程才会有源源不断的信息发布。

(三)制约因素。办公自动化的发展方向应该是数字化办公,仅从目前海西两级法院技术发展角度来看,特别是8个基层法院技术人员多为聘用或身兼数职,技术虽只是办公自动化的手段,但技术人员只有对管理及管理的业务有着深刻理解,才会使办公自动化有用武之地,只有将审判过程中生成的信息进行有序化积累,沉淀,法院办公自动化才能发挥作用。当前,海西两级法院11名技术员中无1人拥有法律职业资格,本对法院业务工作不熟,加之对网络办公信息的安全技术、软件理论也一知半解,则无法针对法院配置各类审判管理业务系统软件提出有效改进方法;从海西法院当前管理体制和多年工作习惯来看,全面的数字化办公还有一段距离,数字化办公必然冲击现有的审判管理体制,使现有管理体制发生变革,而变革意味着权利和利益的重新分配;另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性,短时间内改变尚需时日,上述情况都一定程度束缚着当前法院网络办公自动化发展。

(四)发展方向。由省法院主导,中院辅助,通过先易后难,由近而远,先经济交通发达地区法院后偏远艰苦法院的办法,采用“三网合一”的方式,以省法院为中心信息平台,实现全省法院即时的数据、语音和图像互动交流,自上而下地落实全省法院各项业务的综合管理。在实现互联互通的基础上,全面启动人民法庭入网工作的落实,并重点添置办公网络辅助设施,完成印章管理系统、数据卷宗系统、历史档案系统、海量数据库系统、自动印刷系统的软硬件配套完善工作,从而全面实现法院业务信息化、自动化、无纸化的最终目标。

二、网络办公自动化应用现状

2000年至今,海西法院网络办公自动化先后经历了一个“认识”、“重视”、“发展”和“改进”过程。时至今日,海西两级法院办公自动化应用状况如下:

 ()计算机应用。据海西两级9个法院情况统计,全州现有人员近410人,可用计算机数量在460余台,超出现有人员的12.5%,主要数量集中在海西中院和格尔木法院。全州法院法官操控和使用计算机的审判业务利用率从2002年的5%已上升为201550%

()局域网建设。海西两级法院均已建成内部局域网。目前全州中级、基层法院局域网虽已能数据共享,仍无法完全发挥其主要作用,只是简单少量的信息交流和共享,还未形成大数据模式。

     ()软件的开发和应用。目前海西法院有多个版本的软件系统。这些版本的系统软件,各具特色,但由于个性化太强,目前还不能适应整体审判业务工作的需要。除使用了审判管理系统软件及执行信息系统软件已录案件可查询调取外,所有系统软件人工智能有待开发,无法实现基本信息录入后自动生成裁判文书、庭审笔录等文书,以作为法官审理案件有效参考。从总体上概括,法院开发审判业务应用软件还需要向简单易操作、调取录入便捷、审判工作实际相连、一键智能存储、数据文字克相互转换,以改变办公自动化牵制审判业务工作。网络办公自动化应从为法官服务的角度考究,而不能使其成为法官业务工作的又一“负累”,让法官对网络办公自动化热情高涨,真正使办公实现自动化。

(四)网上办案。海西法院主要采取三项有效措施:1结案管控机制:目前已启用案件流程管理的结案审批与节点管控机制,发挥庭长审核与审管办实时管控的双向核查作用;同时,已制定下发同步制作电子卷宗相关制度,确保电子卷宗在结案审批时已制作完成。2、信息录入与电子化档案:以日常自查和借助青海省高院案件质检通报为契机,做到纸质卷宗归档前由审管办专人对案件信息及电子档案全面复查,经复查合格并经审签通过后,方能归档纸质卷宗。在上级法院质检通报前,及时追踪、提醒超审限案件,通报后及时补正案件信息数据,并分析不合格案件产生的原因,将责任明确至各业务庭室。仅2015年截至11月,经质检不合格的两级法院112件案件已全部及时补正。3、数字化法庭应用:海西法院结合自身实际,利用现有高清设备和摄像机录制同步导入系统的作法,已基本实现 “每庭必录”。海西中院已于去年制定、印发相关汇报制度,确保每月及时掌握两级法院数字化法庭使用情况。由于个别法院新办公楼数字化法庭需要重新调试与启用,目前,此项工作我们以各院实际情况,灵活应用。截止11月,2015年海西两级法院共使用数字化法庭开庭案件851件。

      多年来,海西法院办公自动化工作取得了一定成绩,但仍表现出一些窘境:一是系统软件与审判业务的不相适应。通过网络的建设和使用,各类型软件蜂拥而至,因研发人员对法律程序等问题不够了解,未能综合研发出适宜实际审判业务需要软件,导致法官对各类软件使用出现抵触情绪的产生,如:软件切换、更正繁琐、类别无正确选择项等;二是提高审判质效,同时增加了工作量,一定程度延长了审结案件时间。目前,海西两级法院利用各类型办公信息系统软件审理案件审判质效有明显提升,但随着大量社会矛盾纠纷进入诉讼渠道,自2012年以来两级法院呈现出民商事审判案件数量居高不下,类型复杂,审理难度加大, 新类型软件使用存在各种阻碍,导致审判质效回落原点。三是自动化诉讼系统没能真正做到便民,存在刻意规避问题和不足。如:与局域网相连的触摸屏多媒体查询案件、引导诉讼系统,本可为当事人提供方便查询诉讼信息,减轻法院工作强度,却因部分技术公司鼓吹功能强大,而当事人无人引导使得使用率不足2%,加之各项维护滞后,呈现出系统存在问题避而不谈,对系统只谈好处不谈弊端,致使自动化审判流程导诉工作停滞不前。四是有效促进了科学决策,却存在数据缺失问题严重。审判案件管理信息系统的应用,使得审判信息和统计数据较2013年以前更为准确、及时生成,为领导决策提供了便利,但在各类数据统计中由于软件开发者对法律(新颁布)不能有所了解,致使案件类别、案件审理各阶段无法与审判实践情况相对应,不同程度影响着案件数据的准确程度。五是有效地促进了司法公正,缺少个案特殊更正及相关司法程序备注。由于审判管理系统在每一节点都有不可更改的系统记录,使得审判人员在录入后处理案件时的随意性和程序不规范行为大为减少,无形中起到了监督和警示的作用,但由于个案的不定性,导致部分案件存在需及时调整处理情况,而由于系统本身原因导致无法更正或加注重新归类。

      从海西法院网络办公自动化发展情况来看,目前还处于初步建立阶段。海西法院办公自动化建设虽起步较早、基础尚存,但规模不大、配套不齐、应用不全,需要建设、重建、配套和完善的缺口很大。目前大部分法院的计算机设备仅仅是发送信息、文书打印、查阅功能,全面信息化的水平还不高。海西法院的软件开发应用方面与西宁中院相比为“零”,毫无贡献。而这些情况,与海西地区经济在青海省处于领先地位的状况不相适应,说明海西法院在网络办公自动化建设方面的重视和投入十分不够。

       三、网络办公自动化的困境

      发现问题和正视困难,是解决问题的首要前提。通过了解目前海西两级法院全面落实网络办公自动化工作最主要的困难和问题有以下几方面:

(一)领导重视不够。各项工作能否得到有效实落实,关键在于领导重视与否。当前海西法院系统网络办公自动化工作的开展已经推广开来,但向纵深发展,依然还需要各院领导给予重视,并得到地方党委、政府的扶持和帮助。

       ()建设资金困难。大多数法院来说,网络办公自动化工作之所以进展放慢的原因是建设资金难以落实。资金不足的现实阻碍了相关工作的落实和发展。由于投入资金没有着落,没有上级法院的支持或者投入启动资金,网络办公自动化的工作就难以展开。

(三)专业技术缺少。各院由于缺少信息化建设的专业技术人员,有很多技术问题得不到解决,在一定程度上限制了网络办公自动化建设的步伐。为了解决这一问题,各院均采取招录专业大学毕业生的方式,但结果是招录后多数无法维护法院新类型(庭审)专业设备,仍需各法院投入资金加以培训,培训需要一定时间,造成技术设备不能在地区范围内加以完全充分利用。

       ()规划管理脱节。规划和管理,是有效利用资源发展和建设的基础。近年来,海西两级法院对于网络办公自动化建设应如何落实和发展,进行了统一的规划,并相应出台了规范性文件,提出了明确要求,订立了具体标准。但在部分法院协调、管理方面,缺乏有效的制度、原则,指导和监督不力。也由于地域辽阔,虽统一了规划却无法真正实现统一管理。这些问题的存在,仅海西下辖各法院就呈现出办公自动化建设的无序发展,导致一个地区8个基层院,却出现参差不齐的局面。由此带来的弊病,除了是经济投入方面的浪费外,也为全州法院联网后的信息交流、数据提取、信息互换带来了困难,导致个别法院对部分规划工作持观望、等待的态度。

       ()系统功能不理想。任何建设的目标和初衷,都是为预期想要的效果和效率,法院的网络办公自动化工作更应符合审判工作特性,而准确达到既定条件。但纵观目前海西法院已成型的办公自动化设施,实际效果大多不如人意。在已建成的局域网方面,目前发挥的最大作用在信息的登记和统计方面,而不是对审判流程的监督、便民,信息的交流和互动,以及辅助办案方面;在利用网络办公方面,目前海西两级法院除海西中院及格尔木法院已全面推行网络协同办公系统,其他法院的计算机实际上只起到“高级打字机、资料查询机”的作用,没有发挥出计算机作为高科技产品应有的作用。由此也就导致网络办公自动化建设受阻停滞。

       () 掌握和使用待加强。网络办公自动化建设的投入,重在掌握和使用相关的设备,以发挥最大限度的作用。目前海西两级法院虽已全面推开办公自动化工作,但仍有近30%的人员(其中据不完全统计包括院级领导近80%)对网络办公系统的应用和熟练程度都很低。尤为突出的是基层法院,对于高端计算机以及相关设备的配备,往往是作为“待遇”配备给领导干部,而不是在“一线”工作的审判人员。由此导致的问题就是,工作急于使用的没有设备,有设备的搁置不用设备,既不能发挥高科技产品的实际功效,也难以锻炼、提高法院人员的应用技能和熟练水平。而这种状况,就势必导致网络办公自动化投入的实际效果大打折扣,影响了网络办公自动化、信息化建设的发展。

       结合上面所述内容,要发展海西法院网络办公自动化工作,面临的问题和困难很多,有些是认识问题,但更多的是目前系统软件及其他客观方面问题。而这几方面的问题不解决,要解决网络办公自动化问题,就是空喊口号,纸上谈兵。

       四、重点问题解决的途径

       落实海西法院网络办公自动化建设工作需要我们各级法院共同努力,抓住机遇,认真落实。

       ()提高对网络办公自动化工作重要性的认识。今后法院工作,将主要由审判业务、后勤服务和科技支持三大模块组成。法院领导必须有清醒的认识。否则该工作就不能有序、规范地发展,就不能有效防止资金浪费和无科学性的规划导致网络办公自动化停滞问题出现。为此,海西法院必须抓紧落实网络办公自动化工作的规划和制度建设工作,明确目标任务,强化责任管理,提高辖区法院对办公自动化的重视程度。

       ()落实科学筹划后网络办公自动化的各项标准和要求。改善和促进网络办公自动化工作,海西法院就必须出台地区网络办公自动化的规模、设备、技术标准,并逐项将落实的时间、内容作明确的规定和要求,下发辖区法院执行。

       ()加大系统软件开发使用力度。网络办公自动化建设的重点,是法院内部局域网的建设。局域网中业务系统软件关系着能否推动工作的整体运行,真正达到符合审判业务工作需求,还需要上级法院与合作公司加大力度,全面征求各地意见建议开发或升级一款真正符合法院工作内容的软件。

       ()注重法院科技队伍的培养。要落实办公自动化工作,就必须培养法院的科技队伍。为此,法院要注重科技人才的引进,明确各法院相关人员的编制,并责成人事部门具体落实,以满足今后办公自动化工作的需要。同时,要积极研究并确定法院内部技术干部的技术职称和待遇,以便确保人员稳定,充分调动技术部门干部的工作热情和积极性。只有有一支技术精湛、勤政敬业、稳定可靠的法院科技队伍,才不会受制于人,在今后人民法院的审判工作网络办公自动化才能有新的提升。

      ()重视社会化管理和发展。人民法院工作一切源于社会,又服务于社会。目前海西法院来看,无论是开发和使用系统软件,组建网络,还是日常的软硬件维护工作,仅靠法院自身的薄弱技术力量,难以应付。为解决这一问题,省法院一直采用借助社会化管理的模式予以解决,如:全国各地广州、深圳中院和南海市法院的相关尝试,也证明这是一种“花小钱,办大事”的行之有效的办法。为此,无论是对网络、软件还是相关设备,除核心技术和网络管理之外,都可以采取发包方式给专业科技公司负责予以日常维护。此外,要重视社会上成熟和通用软件产品的采用、嫁接和集成,尽可能避免不必要的重复开发和财力、人力浪费。

来源:海西州中级人民法院
责任编辑:王次明